Saha servis yönetimi: ekibiniz sahada, iş akışı tek panelde
Güncelleme: 1 Ekim 2026 · Hazırlayan: LykiaSoft ekibi
Saha servis yönetimi, müşteri adresinde yapılan kurulum, bakım ve onarım işlerinin planlanması, ustaya atanması ve sonuçlarının kayıt altına alınmasıdır. LykiaSoft bunu küçük ve orta ekipler için sade tutar: iş ataması, ustanın Günüm ekranı, durum adımları, servis formu ve WhatsApp ile müşteri bilgilendirmesi.
Saha servis yönetimi nedir?
Saha servis yönetimi (İngilizcede field service management), işin müşterinin kapısında yapıldığı hizmetlerin baştan sona yönetilmesidir. Telefonla gelen bir arıza, ofiste iş emrine dönüşür. İş, bölgeye ve uygunluğa göre bir ustaya atanır. Usta adrese gider, arızayı giderir, kullandığı parçayı ve yaptığı işlemi kaydeder, müşteriye servis formu verir. Ofis tahsilatı kapatır ve gerekiyorsa bir sonraki bakımı takvime yazar. Bu zincirde bilgi ofis, usta ve müşteri arasında en az üç kez el değiştirir. Saha servis yazılımının görevi, bu el değişimlerinde bilginin kaybolmamasını ve her işin hangi adımda olduğunun tek yerden görünmesini sağlamaktır. Kombi, klima ve beyaz eşya servisleri, montaj ekipleri, periyodik bakım yapan firmalar ve kurulum ekipleri bu tanıma girer.
Bir saha servis günü nasıl akar?
| Adım | Ofis | Usta | Müşteri |
|---|---|---|---|
| 1. Kayıt | Arama gelince iş emri açar; kayıtlı müşteride adres ve cihaz geçmişi kendiliğinden gelir. | - | Randevu bilgisini alır (hazır şablonla, elle gönderilir). |
| 2. Atama | İşi İş Bordu'nda ustaya atar, saatini Ajanda'ya yazar. | İşi Günüm ekranında görür. Profesyonel'den itibaren yeni iş WhatsApp ile bildirilir. | - |
| 3. Yol ve iş | İşin Yolda ve İşlemde adımlarını panelde izler. | Durumu günceller, fotoğraf ekler, kullandığı parçayı girer; parça stoktan düşer. | Profesyonel'den itibaren "teknisyen yola çıktı" mesajı alabilir. |
| 4. Kapanış | Tutar müşterinin carisine işlenir, tahsilat kaydedilir. | Servis formunu doldurur; form PDF olarak oluşur, imza alanlı çıktı alınır. | Formu WhatsApp ile alır; Profesyonel'den itibaren iş bitiş özeti ve Google yorum isteği de gidebilir. |
| 5. Sonrası | Bakımı yaklaşan, 1 yıldır bakım yapılmayan ve garantisi biten cihazları hatırlatma listelerinde görür. | - | Bakım ve tahsilat hatırlatması alabilir (Profesyonel ve üstü, firma açarsa). |
WhatsApp bildirimlerinin hepsi olay bazında Kapalı, Onaylı (mesaj hazırlanır, siz "Gönder" deyince gider) ya da Otomatik olarak ayarlanır. Gece 21:00 ile 09:00 arası müşteriye mesaj gitmez, aynı müşteriye günde en fazla 3 otomatik mesaj gider. Ayrıntılar WhatsApp bildirimli servis programı sayfasında.
Küçük saha ekibi ile kurumsal saha servis yazılımı arasında ne fark var?
"Saha servis yönetimi" arandığında karşınıza büyük şirketler için tasarlanmış kurumsal yazılımlar da çıkar. Onların güçlü olduğu yer ile 3-8 kişilik bir servisin ihtiyacı farklıdır.
| Konu | Kurumsal saha servis yazılımları | 3-8 kişilik servisin ihtiyacı |
|---|---|---|
| Planlama | Otomatik rota ve vardiya optimizasyonu | Kimin hangi işte olduğunu tek ekranda görmek |
| Kurulum | Proje olarak, danışmanla, haftalar ya da aylar | Müşteri ve stok listesini Excel ile yükleyip başlamak |
| Fiyat | Kullanıcı başı lisans, çoğunlukla teklifle | Ekip büyüdükçe katlanmayan, açık yazılmış fiyat |
| Müşteri iletişimi | Müşteri portalı, e-posta ve SMS altyapısı | Müşterinin zaten kullandığı WhatsApp |
| Muhasebe | ERP entegrasyonu | Cari, tahsilat ve Excel ile mali müşavire veri |
Saha servisinde hangi ölçümlere bakılmalı?
Ölçmediğiniz şeyi iyileştiremezsiniz, ama küçük bir ekip için onlarca gösterge de gereksizdir. Şu beşi çoğu servise yeter:
- Açık iş sayısı ve yaşı: Bugün kaç iş bekliyor, en eskisi kaç gündür bekliyor?
- İlk seferde çözüm: İşlerin ne kadarı ikinci ziyaret gerektirmeden kapanıyor? Parça eksikliği burada hemen görünür.
- Tamir süresi: Cihaz teslim alındıktan sonra kaç günde teslim ediliyor? Yetkili servisler için yönetmelik birçok mal grubunda azami tamir süresini 20 iş günü olarak belirler; özel servisler için de iyi bir ölçüdür (bkz. sözlük).
- Açık bakiye: İşi bitmiş ama tahsil edilmemiş tutar ne kadar?
- Geri dönen bakım: Hatırlatılan bakımların ne kadarı yeniden işe dönüşüyor?
LykiaSoft'ta ciro, tahsilat ve prim raporları hazırdır; Profesyonel ve Kurumsal'da raporlar daha ayrıntılıdır. Yukarıdaki ölçümlerin hepsi hazır rapor olarak gelmez; iş ve rapor listelerini Excel'e aktarıp kendi hesabınızı yapabilirsiniz.
Saha servis programı seçerken nelere dikkat edilmeli?
- Usta tarafı: Usta işini telefondan kolayca görüp kapatabiliyor mu? Ayrı mobil uygulama ücreti var mı?
- Bağlantı: Sahada internet sık kopuyorsa çevrimdışı çalışma sizin için şart mı?
- Konum: Ustanın canlı konumunu görmek gerçekten ihtiyaç mı, yoksa iş durumunu görmek yeterli mi?
- Müşteri bildirimi: Hangi mesajın gideceğini siz seçebiliyor musunuz, mesaj kendi numaranızdan mı gidiyor?
- Fiyat: Ekip büyüyünce fiyat nasıl değişiyor, taahhüt var mı?
Programları yan yana görmek için en iyi teknik servis programları karşılaştırması sayfasına bakın.
LykiaSoft saha servis yönetiminde neleri karşılar?
- İş emri ve İş Bordu: İşler Yeni, Atandı, Yolda, İşlemde ve Tamamlandı adımlarında ilerler. Ayrıntı: iş emri programı.
- Günüm ekranı ve Ajanda: Usta günün işlerini, ofis haftanın planını görür.
- Servis formu: PDF olarak oluşur, imza alanlı çıktı alınır, WhatsApp ile paylaşılır. Boş kâğıt şablon için: servis formu örneği.
- Fotoğraf ve dosya: Usta işe fotoğraf ekler; ofis aynı kayıtta görür.
- İptal talebi ve denetim kaydı: Personel işi iptal etmek isterse yönetici onaylar; kim neyi ne zaman değiştirdi kayıtlıdır.
- Yetki ve gizlilik (Profesyonel ve üstü): Personel yalnız kendisine atanan işi görür, ciroyu göremez.
- Teklif, stok, cari ve tahsilat: Aynı müşteri kaydında. Ayrıntılar özellikler sayfasında.
- Telefona kurulum: Mağaza gerekmeden Android, iPhone ve bilgisayara uygulama olarak kurulur: uygulama olarak kurulum.
Hangi işletmeler için uygun?
LykiaSoft kombi, klima ve beyaz eşya servislerinde sahada kanıtlandı: kombi, klima ve beyaz eşya servis programı sayfalarında iş akışlarını ayrı ayrı anlattık. Aynı akış montaj ekipleri, periyodik bakım yapan firmalar ve güvenlik kamerası kurulum ekipleri ile uyumludur; bu alanlara özel modül yoktur.
LykiaSoft'ta neler yok?
- GPS ile canlı konum takibi yok.
- Çevrimdışı çalışma yok; internet koparsa veri girişi yapılamaz.
- Otomatik rota optimizasyonu yok.
- Ekranda dijital imza yok; imza PDF çıktısı üzerinde alınır.
- E-fatura henüz yok, geliştiriliyor.
Saha servis yazılımı ne kadar?
| Paket | Aylık (+KDV) | Kullanıcı | Saha ekibi için fark |
|---|---|---|---|
| Başlangıç | 690 ₺ | 3'e kadar | Tüm iş modülleri; WhatsApp ile elle paylaşım |
| Profesyonel | 1.190 ₺ | 8'e kadar | Ustaya ve müşteriye otomatik bildirim (ayda 1.000 mesaj), yetki rolleri |
| Kurumsal | 1.990 ₺ | Sınırsız | Toplu kampanya (ayda 3.000 mesaj), özel eğitim ve kurulum |
Ücret firma başınadır, kullanıcı başına ek ücret yoktur. Taahhüt ve kurulum ücreti yok; yıllık ödemede 2 ay bedava. Tüm ayrıntılar fiyatlar sayfasında.
